Eén platform voor leden, events en e-learning

BSR wilde een volledig vernieuwd platform waarin leden zich niet enkel kunnen registreren, maar ook kunnen deelnemen aan groepsaankopen, events en online opleidingen. Enkele concrete knelpunten stonden hierbij centraal:

• Dubbele accounts door het e-mailadres als unieke identificatie bij registratie
• Geen structurele oplossing voor groepsaankopen met staffelkortingen
• Het documentbeheer voor de raad van bestuur was niet afgeschermd van het publieke gedeelte
• Events en opleidingen (e-learning) vroegen om een geïntegreerde facturatie- en betaalflow
• YRS, de jongerenafdeling, had nood aan een eigen, frissere visuele identiteit binnen dezelfde website

We kozen voor een migratie naar Sulu CMS, het open source platform gebouwd op Symfony waar Innomedio standaard mee werkt. Dankzij de flexibele blokstructuur van Sulu konden we meteen inspelen op de functionele noden van BSR. We voorzagen nieuwe contentblokken en een centrale mediabibliotheek met rechtenbeheer per gebruikersgroep. Er is ook een inline bewerkmodus, waarmee BSR na de CMS-opleiding zelf verder kan bouwen.

Voor de jongerenafdeling YRS ontwikkelden we een aparte visuele stijl binnen dezelfde website. Die is frisser en moderner dan de bestaande BSR-huisstijl, met een eigen kleurenvariant en extra contentblokken. Die blokken geven YRS de flexibiliteit om hun content zelf vorm te geven. Zo behoudt BSR zijn herkenbaarheid, terwijl YRS een uitstraling krijgt die aansluit bij hun jongere doelgroep.

Het platform gebruikt het e-mailadres niet langer als unieke sleutel. Leden worden voortaan herkend via hun RIZIV-nummer. Zo voorkomen we dubbele accounts wanneer een lid zich later met een ander mailadres aanmeldt. Dat probleem zorgde op de oude website voor frustratie.

Ziekenhuizen of groepspraktijken die meerdere leden tegelijk willen inschrijven, doen dat voortaan via een groepsaankoop. Beheerders starten die zelf op in het CMS en genereren een unieke link voor de deelnemende organisatie.

Per groepsaankoop stellen ze eigen kortingsregels in, bijvoorbeeld 5% korting vanaf 10 deelnemers en 10% vanaf 20. Het platform past de juiste staffel automatisch toe.

Is de groepsaankoop afgerond, dan wordt de factuur automatisch aangemaakt. Zodra die betaald is, krijgen alle ingeschreven leden een e-mail om hun account te activeren. Zo zijn er geen lijstjes of manuele opvolging meer nodig.

Beheerders maken in het CMS zelf evenementen aan en werken daarbij met formules. Per formule bepalen ze voor welke types leden die beschikbaar is en hoeveel plaatsen er zijn. Ze stellen ook een prijs in per formule en per ledentype.

Leden schrijven zich in en betalen meteen online. Na betaling maakt het platform via de Teamleader API automatisch de factuur aan en mailt die naar het lid, samen met een ICS-bestand voor de agenda.

Beheerders volgen alle inschrijvingen, betalingen en facturen centraal op. Zo weten ze altijd wie er komt en wie al betaald heeft.

Voor opleidingen kozen we ervoor om een e-learningplatform op maat te ontwikkelen. Zo hergebruiken we de al aanwezige rechtenstructuur en facturatieflow.

BSR bouwt zelf cursussen op, onderverdeeld in modules met telkens verschillende video's. Leden kopen een cursus aan en volgen hun voortgang per cursus op in hun eigen account.

Voor de raad van bestuur voorzagen we een afgeschermde omgeving met eigen documentbeheer. Agenda's, financiële rapporten en verslagen zijn overzichtelijk ingedeeld per categorie en doorzoekbaar via een eigen zoekfilter.

Met zoveel stromen op één platform is overzicht essentieel. Daarom bouwden we een dashboard op maat. Daarop ziet BSR in één oogopslag wat er op het platform gebeurt, van inschrijvingen tot betalingen.